Schnelle Veränderungen der Umfeldbedingungen sowie steigender Wettbewerbsdruck erfordern eine ständige Prozessoptimierung, um die Wettbewerbsfähigkeit dauerhaft gewährleisten zu können.
Oftmals ist es problematisch, die tatsächlichen Kostenverursacher zu erkennen, da historisch gewachsene Aufbauorganisationen und Kostenschlüsselungen mit kaskadischen Umlageverfahren entlang der gesamten Organisationshierarchie die reinen Prozesskosten verschleiern und keine Prozesskostenbilder generiert werden können.

Doch welche Prozesse sind notwendig und wo sind Einsparungen möglich? Die Beantwortung dieser Frage scheitert in einigen Fällen daran, dass man nicht gewillt ist, über den eigenen Zaun hinaus zu schauen. Auch der Vergleich von Kostenartengruppierungen wie Personal, Material oder interne Leistungsverrechnungen hilft hier nicht weiter, wenn diese Leistungen nicht konkreten Prozessen zugeordnet werden. Diese Einzelprozesse müssen aber immer im Zusammenspiel mit dem Gesamtprozess – der sicheren und stabilen Versorgung der Kunden mit Wärme – gesehen werden. Wem nützt es, wenn z. B. im Beschaffungsprozess durch den Einkauf billigerer, aber manchmal auch minderwertigerer Materialien Kosten eingespart werden, die im Wartungs- und Betriebsprozess durch höhere Störanfälligkeit für höhere Kosten sorgen und im Endeffekt sogar zu unzufriedenen Kunden führen.

Besonders schwierig wird der Überblick über die Prozesskette, wenn die Fernwärme im Unternehmen unbundelt ist. Hier sollten die Benchmarkinggrenzen den organisatorischen Strukturen entsprechen.